Yammer-grupper og SharePoint: fra Office 365 Groups i 2016 til Viva Engage

Den 26. september 2016 meddelte Microsoft, at Yammer blev forbundet med Office 365 Groups. En Yammer-gruppe skulle kunne få et SharePoint-site med dokumentbibliotek, en OneNote-notesbog og en Planner-plan, ligesom andre grupper (Yammer-bloggen, 26. september 2016). Meddelelsen kom på Ignites første dag (Office-bloggen, 26. september 2016) og blev varslet rullet ud i faser, for nye grupper fra januar 2017 (Ugeoversigt, 4.–10. december 2016). Yammer hedder i dag Viva Engage (Microsoft 365-bloggen, 13. februar 2023), og grupperne hedder communities, men forbindelsen til Microsoft 365-gruppen og dens SharePoint-site er den samme.

Status 17. oktober 2026: Learn skriver, at en Viva Engage-community, der er forbundet med en Microsoft 365-gruppe, kan kendes på afsnittet Microsoft 365 Resources i højre side af communityen. Når communityen oprettes, oprettes også en ny gruppe med et nyt SharePoint-site og dokumentbibliotek, en OneNote-notesbog og en Planner-plan (Learn, Viva Engage and Microsoft 365 Groups).

Hvad en forbundet community giver#

En forbundet community har ifølge Learn disse fordele (Learn):

• Adgang til SharePoint-sitet og dokumentbiblioteket, OneNote og Planner fra Viva Engage.
• Medlemmer og ejere kan ændres fra Microsoft 365 admin center og andre Microsoft 365-apps, og gruppen kan omdøbes, slettes og gendannes derfra.
• Politikken for hvem der må oprette Microsoft 365-grupper gælder, og det samme gør navnepolitikken og udløbspolitikken.
• Dynamisk medlemskab fra Entra ID kan bruges, når organisationen har Entra ID P1 eller P2, og hver bruger har den rette licens (Learn, dynamic groups). Gruppen står i Outlooks adresseliste.
• Samtaler kan føres i Viva Engage eller i Outlook: en e-mail sendt til gruppen vises i communityens meddelelser.
• Gruppen indgår i aktivitetsrapporten for Microsoft 365-grupper, og nogle filer, der gemmes i SharePoint, følger SharePoints politik for data residency (Learn, data residency).

Brugere, der ikke må oprette Microsoft 365-grupper, får ikke forbundne communities. Det kan ikke slås fra for en tenant, men kan styres med politikken for oprettelse af grupper. Politikken ændrer ikke grupper, der allerede er forbundet (Learn).

Hvad der skal til#

For at et Viva Engage-netværk kan bruge forbundne communities, skal Microsoft 365-identitet være gennemtvunget for brugerne, og netværket skal være i 1:1-konfiguration, så ét Viva Engage-netværk hører til én Microsoft 365-tenant. Det var også vilkårene i 2016 og 2017: opslaget af 6. december 2016 siger, at det kun gælder kunder, der har gennemtvunget Office 365-identitet, og som har ét tenant knyttet til ét Yammer-netværk (Ugeoversigt, 4.–10. december 2016). Fra 31. januar 2019 skulle login til Yammer Enterprise ske med Azure AD-legitimationsoplysninger (Learn, planlagte ændringer for 2019).

Learn kalder det native mode, når brugere, grupper og indhold i et Viva Engage-netværk svarer til deres modstykker i Entra ID og Microsoft 365, og oplyser, at netværk oprettet efter 16. januar 2020 understøtter det (Learn, Native Mode).

Når Microsoft 365-identitet gennemtvinges første gang, er der en prøveperiode på syv dage, hvorefter status skifter til Committed. Ca. et døgn senere bliver nye communities forbundet automatisk, og efter ca. en uge konverteres de eksisterende. En community kan forbindes, hvis ejeren må oprette Microsoft 365-grupper, hvilket alle brugere som standard må, hvis den er offentlig eller privat og intern, og hvis den har en ejer og medlemmer. Skjulte private grupper (unlisted) og eksterne grupper kan ikke forbindes. Efter første konvertering forbindes grupper ikke af sig selv, og resten kræver en supportsag (Learn).

Hvad der ikke kan#

• En ny community kan ikke forbindes med en eksisterende Microsoft 365-gruppe, et eksisterende SharePoint-site, et dokumentbibliotek eller en OneNote-notesbog. De oprettes nye.
• En forbundet community oprettes kun i Viva Engage. En Microsoft 365-gruppe oprettet i Outlook eller et andet sted får ikke en community.
• Learns side om Microsoft 365-grupper siger, at gæster ikke kan tilføjes til forbundne communities, fordi det giver en synkroniseringsfejl, når Entra ID ikke styrer gæstekonti (Learn), mens Learns side om data residency oplyser, at community-administratorer kan tilføje Microsoft 365-brugere uden for organisationen som gæster til en community (Learn, data residency).
• Learns side om filer siger om en netværksgæst, der også er Entra B2B-gæst og medlem af gruppen, både at gæsten kan se, redigere og uploade filer i Viva Engage, og at filadgang fra Viva Engage ikke er tilladt, så filerne kun kan åbnes i SharePoint-biblioteket. Gæster på samtaleniveau har ikke adgang til filer, der er gemt i SharePoint (Learn, file storage).

Filerne#

Indtil 2019 lå Yammers filer i Yammers eget lager. I december 2018 varslede Microsoft, at nye filer i Office 365-forbundne grupper skulle ligge i SharePoint-dokumentbiblioteket fra udgangen af december (Learn, planlagte ændringer). Roadmap-posten (Roadmap 26821) rykkede til andet kvartal 2019 (december 2018), og ifølge Tony Redmond varslede MC181531 udrulning fra midten af juni til udgangen af juli 2019, med eksisterende filer skrivebeskyttede i Yammers lager, så de skal hentes og uploades igen (Tony Redmond, 12. juni 2019).

I dag ligger filer, der er vedhæftet i en communitys indlæg, ifølge Learn i det SharePoint-bibliotek, der hører til communityen, under Documents > Apps > Viva Engage. I communities, der lå i Yammer, før det blev Viva Engage, hedder mappen Yammer (Learn, Viva Engage file storage). Learns side om Microsoft 365-grupper siger, at filer i Viva Engage og filer i SharePoint-biblioteket er to forskellige lagre, hvor filer vedhæftet i meddelelser ligger i Viva Engage cloud storage, mens en note på samme side placerer alle filer, der uploades til Viva Engage, i Apps/Viva Engage i gruppens bibliotek (Learn). Learns side om data residency angiver, at Viva Engage-filer gemmes i Viva Engage cloud storage, og at nogle filer for forbundne grupper gemmes i SharePoint (Learn, data residency). Learns side om filer nævner som undtagelse, at en tenant med flere Viva Engage-netværk gemmer vedhæftede filer direkte i Viva Engage cloud storage (Learn, file storage).

Learn nævner nogle følger for administratoren (Learn, file storage):

• Politikker i SharePoints dokumentbiblioteker har forrang for indstillingerne for filer, billeder og videoer i Viva Engage.
• Mappestrukturen under Apps > Viva Engage må ikke ændres, flyttes eller omdøbes i SharePoint, ellers bliver billeder i indlæg tomme.
• En fil, der fjernes fra et indlæg, fjernes ikke fra SharePoint. Den forbliver tilgængelig for alle med adgang til communityen og skal slettes i biblioteket.
• Alle medlemmer kan åbne biblioteket og slette filer, men en administrator for communityen kan fjerne fanen Files.
• Storyline-indlæg lægger filer i et skjult bibliotek i skribentens OneDrive.

Slettes en forbundet community, slettes dokumentbiblioteket, OneNote-notesbogen og Planner-planerne med den. De bliver slettet blødt, og en administrator kan gendanne dem i 30 dage. Når en Microsoft 365-gruppe slettes, fordi den er udløbet, slettes communityen (Learn).

Gruppen gemmes i 30 dage, hvorefter den og dens indhold slettes permanent, og kan gendannes i Microsoft 365 admin center (Learn, restore a deleted group). Et slettet SharePoint-site gemmes i 93 dage under Deleted sites, og gendannes et site, der hører til en Microsoft 365-gruppe, gendannes gruppen med alle ressourcer, men de øvrige ressourcer gemmes kun i 30 dage (Learn, restore deleted sites). Gendannelse af slettede filer og biblioteker står i Gendannelse i SharePoint.

Tidslinjen#

1. 26. september 2016 Meddelelse

   Yammer integreres med Office 365 Groups, først for kunder med gennemtvunget Office 365-identitet

   Kilde: Yammer-bloggen

2. 6. december 2016 Meddelelse

   Alle nye Yammer-grupper forbindes fra januar 2017, færdigt ved udgangen af marts

   Kilde: Ugeoversigt, uge 50

3. 27. februar 2017 Udrulning

   Udrulningen begynder (MC94740, Roadmap 840)

   Kilde: Ugeoversigt, uge 9

4. 16. maj 2017 Udrulning

   Dynamisk medlemskab og Connectors i forbundne grupper

   Kilde: Yammer-bloggen

5. December 2018 Meddelelse

   Nye filer i forbundne grupper varsles lagt i SharePoint fra udgangen af december (Roadmap 26821, som senere rykkede til 2019)

   Kilde: Learn, planlagte ændringer

6. 31. januar 2019 Ændring

   Yammer Enterprise kræver Azure AD-login

   Kilde: Learn, planlagte ændringer for 2019

7. Juni 2019 Udrulning

   Udrulning af filer i SharePoint fra midten af juni til udgangen af juli (MC181531)

   Kilde: Tony Redmond

8. 23. august 2022 Udrulning

   Viva Engage er generelt tilgængelig og afløser Yammer Communities i Teams

   Kilde: Viva-bloggen

9. 13. februar 2023 Udrulning

   Yammer omdøbes til Viva Engage, og udrulningen begynder (Outlook og mobilapps i marts)

   Kilde: Microsoft 365-bloggen

Connectors, der kom til forbundne grupper i maj 2017, kalder Learn i dag Microsoft 365 Connectors (tidligere Office 365 Connectors) og skriver, at de er på vej til udfasning, og nævner Workflows-appen i Teams som et mere fleksibelt og sikkert alternativ (Learn, connectors for Microsoft 365 Groups).

I månedsnoterne#

Forbindelsen står første gang i september 2016, og oktober og december 2016 har Yammers dokumenter og de planlagte grupper. Videre står den i februar og maj 2017. Yammer-web parten blev varslet i september 2017 og blev generelt tilgængelig i marts 2018. Filerne i SharePoint står i december 2018, januar og juni 2019. Omdøbningerne står i juli og august 2022 og i februar 2023.

Gruppernes rettigheder på sitet står i Indlejrede grupper i Entra ID laver ballade i SharePoint.