Team sites forbundet med Microsoft 365-grupper, fra 2016 til Teams

Siden 2016 er et almindeligt team site i SharePoint Online som standard forbundet med en gruppe. Microsoft kaldte den dengang en Office 365 Group, og 13. april 2020 meddelte Microsoft, at navnet skulle blive Microsoft 365 Groups, på dansk en Microsoft 365-gruppe (Microsoft 365 Blog, 13. april 2020). Gruppen holder medlemskabet, og sitet holder filer, sider og lister. Det er den ordning, Teams, Viva Engage, Planner og Outlook bygger på, og derfor følger et site med, når der oprettes en gruppe fra dem. For et site med gruppe betyder det også, at sitet ikke kan slettes uden gruppen, og at medlemskabet ikke styres i SharePoint.

Status 17. oktober 2026: Hvert team site er som standard en del af en Microsoft 365-gruppe, og ifølge Learn styres rettighederne til et team site bedst gennem gruppen eller teamet (Learn, Sharing and permissions). Brugere kan som standard oprette team sites, der er forbundet med en gruppe (Learn, Manage site creation).

Hvad gruppen er#

En Microsoft 365-gruppe er en medlemskabstjeneste i Entra ID. Når brugere er med i gruppen, har de adgang til en delt indbakke, en delt kalender, Planner, et SharePoint-dokumentbibliotek og en OneNote-notesbog, og til et team i Teams, hvis gruppen er oprettet derfra. Rollerne er ejere, medlemmer og gæster (Learn, Microsoft 365 Groups overview).

Allerede i februar 2016 kunne administratorer sætte en kvote på de SharePoint-sites, der lå under gruppernes filer (Office-bloggen, 17. februar 2016). Gruppens filer lå dermed allerede i et SharePoint-site, før gruppen fik et team site.

2016: gruppen får et team site#

Jeff Teper beskrev planen 4. maj 2016 på »The Future of SharePoint«: team sites og grupper skulle forenes, så hver gruppe fik et team site, og team sites fik gruppernes enkle styring af medlemskab på tværs af Office 365. Et team site med en tilhørende gruppe skulle kunne oprettes fra SharePoint home på få sekunder, og integrationen stod på listen over det, der kom i løbet af 2016 (Office-bloggen, Teper, 4. maj 2016).

31. august 2016 kom meldingen om udrulningen. Alle eksisterende grupper fik et team site med en ny startside og moderne sider, og når udrulningen var færdig for en tenant, fik nye grupper et team site som standard. Eksisterende tilpassede startsider forblev klassiske (Office-bloggen, Kashman, 31. august 2016). Samme indlæg siger, at administrationen af sitet følger gruppens, med brugsregler, navngivning og klassifikation, mens lagerkvote og eget oprettelsesforløb fortsat styres i SharePoint admin center.

32. oktober 2016 skrev @SharePoint, at integrationen var udvidet til alle First Release-kunder (@SharePoint på X). Message Center oplyste i januar 2017, at funktionen var rullet ud til First Release-tenants i slutningen af 2016 (Ugeoversigt, 8.–14. januar 2017). Fra 24. oktober skulle standardbibliotekerne i sites forbundet med grupper bruge den moderne oplevelse, medmindre den var slået fra (Ugeoversigt, 16.–22. oktober 2016). Klassiske og moderne lister og biblioteker beskriver, hvad der siden er blevet klassisk og moderne.

33. november 2016 kom Create site-guiden på SharePoint home, og samme indlæg varslede et panel til at redigere sitets oplysninger og rettigheder fra tandhjulsmenuen. Ændringer af navn, beskrivelse, privatliv og klassifikation i panelet slår igennem i gruppen (Office-bloggen, 8. november 2016). Guiden og indstillingen Site Creation står i Hvem kan oprette sites i SharePoint.

Tidsplanen skred. Ifølge Message Center skulle udrulningen til alle tenants først begynde 12. januar 2017 og være færdig ved udgangen af måneden (Ugeoversigt, 8.–14. januar 2017). Message Center meldte 23. februar 2017 (MC94419), at Create site-guiden skulle rulle ud til de øvrige tenants og være færdig ved udgangen af marts (Ugeoversigt 2017, uge 8). En bruger, der ikke måtte oprette grupper, skulle dengang få et subsite fra den klassiske selvbetjening (Tech Community, februar 2017), og forløbet står i Hvem kan oprette sites i SharePoint.

Hvem ejer hvad#

Gruppen ejer medlemskabet og alt det, der ikke er SharePoint-indhold: postkasse, kalender, Planner, OneNote og et eventuelt team. Den ejer også levetiden: udløb og sletning (Learn, Group expiration), men et site med gruppe kan også slettes fra siden. Sitet ejer indholdet: biblioteker, lister, sider, nyheder og navigation, og dertil de indstillinger, der hører til et site, som deling, lagerkvote og tilknytning til en hub (Learn, Teams and SharePoint integration, Learn, Manage settings and permissions).

Navn, beskrivelse, privatliv og klassifikation er fælles. I 2016 rettede ejerne dem fra Site information på sitet, og ændringen slog igennem i gruppen. En sensitivity label sættes på teamet eller sitet, og for team sites i Teams er det den samme label, så ændringen på den ene side vises på den anden (Learn, Teams and SharePoint integration). Er sensitivity labels slået til for containere, skifter egenskaben fra Classification til Sensitivity, og en label kan fastlægge privatliv, gæsteadgang og ekstern deling for gruppen og sitet (Learn, Sensitivity labels for groups and sites). Sensitivity labels på websteder, teams og grupper beskriver, hvad en label styrer.

Et site, der oprettes sammen med en gruppe, har skabelonen GROUP#0 og kan listes for sig med Get-SPOSite -Template GROUP#0. Alle sites med en gruppe, også dem der blev tilknyttet bagefter, findes med Get-SPOSite -Limit ALL -GroupIdDefined $true (Learn, Get-SPOSite). I SharePoint admin center vælges, om nye sites med gruppe får adressen /sites/ eller /teams/ (Learn, Manage site creation).

Rettigheder#

Gruppens ejere bliver ejere af sitet, og gruppens medlemmer bliver medlemmer af det. Det er den samme retning, som gælder, når et eksisterende site tilknyttes en gruppe, og den er tegnet i Tilknyt et eksisterende site til en Microsoft 365-gruppe. Teknisk er det to claims på gruppens id, et for medlemmer og et med _o for ejere, se Brugere og grupper på et websted med ensureUser.

Tre ting følger af ordningen:

• Besøgende findes kun på sitet. En gruppe har ingen læseadgang. Skal nogen kun kunne læse, lægges de i sitets Visitors-gruppe (Learn, Sharing and permissions).
• Rettigheder givet direkte på sitet giver ikke adgang til resten. Den, der tilføjes sitets rettigheder uden om gruppen, ser sitet, men hverken postkassen, kalenderen eller de andre tjenester i gruppen (Learn, Sharing and permissions). Fjernes gruppens egen adgang til sitet, holder mange funktioner op med at virke, blandt andet deling af filer i en Teams-chat (Learn, External sharing overview).
• Privatliv afgør, hvem der kan komme ind. Er sitet offentligt (Public), får den særlige gruppe Everyone except external users som standard Edit på sitet. Er det privat, kan den lægges til manuelt. I november 2016 kunne ejere af offentlige grupper i panelet vælge, om dem, der ikke var medlemmer, kunne redigere eller kun læse (Office-bloggen, 8. november 2016). Indlægget nævner ikke Everyone except external users, så det fremgår ikke, om det er den samme indstilling. Learn angiver nu, at standardrettigheden for Everyone except external users ikke kan ændres på gruppeforbundne team sites (Learn, Default SharePoint groups).

Gæster, der skal med i gruppens samarbejde, tilføjes gennem gruppen. Fra 8. september 2016 begyndte gruppeejere at kunne tilføje gæster i Outlook på nettet, også med Outlook.com- og Gmail-konti, og gæsterne fik adgang til gruppens filer i SharePoint. Udrulningen skete i faser (Office-bloggen, 8. september 2016). Ifølge Learn er gæsteadgang til grupper som standard slået til, og SharePoint og Teams har deres egne indstillinger for gæster ud over gruppens (Learn, Manage guest access in groups). Ekstern deling på sitet er beskrevet i Ekstern deling med Entra B2B, Gæsteadgang, der udløber, i SharePoint og Domænelister og udløb ved ekstern deling. Standardindstillingen for ekstern deling på nye sites forbundet med grupper blev varslet ændret 19. juni 2017, så deling med godkendte eksterne skulle være slået til, hvis tenanten tillader gæster i grupper. Eksisterende sites skulle ikke ændres, og indlægget angiver ingen dato for ændringen (Tech Community, juni 2017).

Indlejrede sikkerhedsgrupper i gruppens medlemskab giver problemer, som står i Nested groups i Entra ID laver ballade i SharePoint.

Oprettelse#

Et site med gruppe kan komme til verden på flere måder: ved Create site på SharePoint home, ved oprettelse af en gruppe i Outlook, Planner eller Viva Engage, og ved oprettelse af et team i Teams. Slås Users can create SharePoint sites fra i SharePoint admin center, er de andre veje åbne. Hvem der må oprette grupper, styres i Entra ID. I juni 2018 blev det varslet, at en bruger, der ikke måtte oprette grupper, fremover skulle få et moderne team site uden gruppe i stedet for et subsite (Roadmap 31070), og forløbet siden står i Hvem kan oprette sites i SharePoint.

Et eksisterende klassisk team site kan få en gruppe bagefter, se Tilknyt et eksisterende site til en Microsoft 365-gruppe. Et site med gruppe kan være hub site eller knyttes til en hub, se Hub sites i SharePoint. En gruppe, der er oprettet i Viva Engage, har sin egen note: Yammer-grupper og SharePoint-sites. Site mailboxes blev erstattet af grupper, se Site mailboxes udgår.

Et site med gruppe oprettes i den geografi, hvor den oprettende brugers Preferred Data Location peger, se Multi-Geo i Microsoft 365. Adressen kan rettes bagefter. Gruppens mailadresse ændres ikke ved en omdøbning (Omdøb adressen på et SharePoint-site).

Levetid og sletning#

Sitet og gruppen følges ad:

• Slettes sitet, slettes gruppen. Det blev varslet 12. juli 2017, at Site information-panelet i løbet af et par uger skulle få en kommando til at slette sitet: for et gruppeforbundet site skulle den slette gruppen efter en bekræftelse med afkrydsning (Tech Community, juli 2017). Learn beskriver nu, at en SharePoint-administrator kan slette et site med gruppe fra Active sites, og at det sletter gruppen og alle dens ressourcer, herunder postkasse, kalender og Teams-kanaler (Learn, Delete a site).
• Gruppen gemmes 30 dage, sitet 93. En slettet gruppe gemmes 30 dage. I den periode kan den gendannes fra Outlook (af ejeren), fra Microsoft 365 admin center eller med PowerShell, og gruppens objekt, postkasse, SharePoint-site med filer, OneNote, Planner og Teams kommer med tilbage. Gendannelsen kan tage op til 24 timer. Efter 30 dage er gruppen og dens indhold permanent slettet og kan ikke gendannes (Learn, Restore a deleted group). Et slettet site gemmes 93 dage, og efter de 93 dage er det permanent slettet. Gendannes et site, der hører til en gruppe, gendannes gruppen og alle dens ressourcer, men ifølge Learn gemmes de øvrige ressourcer kun 30 dage, mens sitet gemmes 93. Er de øvrige ressourcer slettet, nævner Learn kun, at sitet kan fjernes permanent med Remove-SPODeletedSite (Learn, Restore deleted sites).
• Et site med gruppe kan kun slettes permanent i PowerShell. Siden med slettede sites i SharePoint admin center kan permanent slette alle andre sites end dem, der hører til en gruppe. Adressen kan først bruges igen, når sitet er permanent slettet, og det kan tage op til 24 timer (Learn, Delete a site).
• Gendannelse af en gruppe begyndte med PowerShell. En slettet gruppe kunne fra 28. marts 2017 gendannes med en ny PowerShell-kommando (Ugeoversigt, uge 13 2017).
• Udløb. Udløb af grupper kom i public preview 9. august 2017. Ejerne får besked 30 dage før udløb og kan forny med et klik. En gruppe, der ikke fornyes, slettes med alt indhold, også sitet (Tech Community, 9. august 2017). Learn oplyser nu, at Entra fornyer grupper, der er i brug, ud fra aktivitet i blandt andet Outlook, SharePoint og Teams (Learn, Quickstart: group expiration), at der sendes beskeder 30, 15 og 1 dag før udløb, og at gruppen slettes én dag efter udløbsdatoen og kan gendannes i 30 dage (Learn, Group expiration). Samme side angiver, at udløbspolitikken kræver, at organisationen ejer Microsoft Entra ID P1- eller P2-licenser til medlemmerne af de grupper, politikken gælder for. Er der en opbevaringspolitik for grupper, bliver samtaler i gruppens postkasse og filer i gruppens site opbevaret i en retention container i det antal dage, politikken fastsætter, også når gruppen er udløbet. Brugerne ser hverken gruppen eller indholdet efter udløbet, men indholdet kan genfindes med eDiscovery (Learn, Group expiration).

Retention og hold ændrer, hvad en sletning betyder. Learn skriver, at brugere får en fejlmeddelelse, hvis de forsøger at slette et site, der er omfattet af en retention policy, og at permanent sletning altid udsættes, hvis indholdet skal opbevares af en anden retention policy eller retention label, eller ligger under en eDiscovery hold. Indhold, der først er havnet i papirkurven, kan hverken søges eller sættes på hold i eDiscovery (Learn, Retention for SharePoint and OneDrive). Opbevaringen er beskrevet i Records management i SharePoint med Purview og Preservation Hold-biblioteket i Gendannelse i SharePoint.

Hvor længe en sletning kan efterspores, afhænger af revisionsloggen i Purview Audit. Audit (Standard) gemmer posterne i 180 dage. Audit (Premium) gemmer som standard poster fra Entra ID, Exchange, OneDrive og SharePoint i et år, og poster fra systemer og programmer, der ikke er brugere, gemmes i et fast år (Learn, Auditing solutions).

Fra september 2018 skulle en SharePoint-administrator kunne oprette, slette, gendanne og skifte ejere på grupper i SharePoint admin center, en opgave der tidligere var forbeholdt global administrator, user administrator og Exchange-administratoren. Udrulningen skulle være færdig verden over ved udgangen af januar 2019 (Roadmap 32864, august 2018). Politikkerne for site lifecycle management i SharePoint Advanced Management sletter ikke sites, men kan sende besked om sites uden ejere og om inaktive sites, bede om en bekræftelse af, at et site stadig er i brug, og, hvis ingen svarer, sætte sitet til skrivebeskyttet eller arkivere det (Learn, Site lifecycle management). Se også SharePoint Advanced Management. Filer, der er slettet inde i sitet, gendannes efter reglerne i Gendannelse i SharePoint.

Teams oven på samme gruppe#

Microsoft Teams blev generelt tilgængelig 14. marts 2017 (Office-bloggen, 14. marts 2017). Et team har et team site bag sig til filer, og Learn skriver, at sitet oprettes automatisk, når et team oprettes (Learn, Teams and SharePoint integration). Teamets medlemskab ligger i gruppen, og det er gruppen, der giver teamets medlemmer adgang til sitet.

Learn nævner fire situationer, hvor et team og et site hænger sammen: et nyt team skaber et nyt site, et nyt team ud fra en eksisterende gruppe bruger gruppens site, Teams kan føjes til et eksisterende site, og private og delte kanaler får hver deres site (Learn, Teams and SharePoint integration). Knappen Connect to Teams på et gruppeforbundet team site blev i Pitstop for november 2018 varslet til Targeted Release, måske først i begyndelsen af december (Roadmap Pitstop, november 2018, november 2018). Tilføjelsen af Teams til et eksisterende site (»Teamify«) blev annonceret omkring 21. november 2020 (MC227312, Roadmap 46990), og Microsoft ændrede tidsplanen igen 23. februar 2021 (november 2020). Kanalernes sites står i Private kanalers SharePoint-sites og En delt kanal i Teams med en anden organisation.

Er sitet forbundet med et team, anbefaler Learn at styre rettighederne i Teams (Learn, Sharing and permissions). Sitenavn, beskrivelse og hubtilknytning rettes i SharePoint, mens rettigheder, sensitivity label og medlemskab af private kanaler rettes i Teams (Learn, Manage settings and permissions).

Tidslinjen#

1. Februar 2016 Meddelelse

   Kvote på sites under Office 365 Groups’ filer

2. 4. maj 2016 Meddelelse

   Teper varsler, at hver gruppe får et team site, og at et site med gruppe kan oprettes fra SharePoint home

3. 31. august 2016 Meddelelse

   Udrulning af team sites til alle eksisterende grupper meldt, First Release fra begyndelsen af september

4. 8. september 2016 Udrulning

   Gæsteadgang til Office 365 Groups begynder at rulle ud i faser

5. 13. oktober 2016 Udrulning

   Integrationen udvidet til alle First Release-kunder

6. 24. oktober 2016 Meddelelse

   Standardbibliotekerne i gruppe-sites skal blive moderne

7. 8. november 2016 Udrulning

   Create site-guiden fra SharePoint home. Start a Site hedder Site Creation

8. 12. januar 2017 Meddelelse

   Verdensomspændende udrulning skal begynde, planlagt færdig ved udgangen af januar

9. 23. februar 2017 Meddelelse

   Create site med gruppe til de øvrige tenants, færdig ved udgangen af marts (MC94419)

10. 14. marts 2017 Udrulning

    Teams generelt tilgængelig

11. 28. marts 2017 Udrulning

    Slettede grupper kan gendannes med PowerShell

12. 19. juni 2017 Meddelelse

    Standardindstillingen for ekstern deling på nye sites med gruppe varslet ændret

13. 12. juli 2017 Meddelelse

    Sletning af et gruppeforbundet site fra Site information skal slette gruppen

14. 9. august 2017 Meddelelse

    Udløb af grupper i public preview

15. 26. september 2017 Meddelelse

    Eksisterende sites skal kunne tilknyttes en gruppe, First Release i første halvdel af 2018, se Tilknyt et eksisterende site til en Microsoft 365-gruppe (Tech Community, SharePoint-bloggen)

16. 6. juni 2018 Meddelelse

    Team site uden gruppe til brugere, der ikke må oprette grupper

17. September 2018 Meddelelse

    SharePoint-administratorer skal kunne oprette, slette og gendanne grupper i SharePoint admin center, planlagt færdig ved udgangen af januar 2019

18. November 2018 Meddelelse

    Connect to Teams på et gruppeforbundet team site varslet til Targeted Release, måske først i begyndelsen af december

19. 13. april 2020 Meddelelse

    Office 365 Groups bliver til Microsoft 365 Groups, tekster i brugerfladen ændres frem til udgangen af september 2020

20. November 2020 Meddelelse

    »Teamify«: Teams føjes til et eksisterende team site

I månedsnoterne#

Sitet med gruppe står første gang i maj 2016, hvor Teper varsler det. Kvoterne står i februar og administrationen af grupper i juni 2016. Meldingen om udrulningen står i august, gæsteadgang og klassifikation i september, de moderne biblioteker og udrulningen til First Release i oktober, og Create site-guiden i november 2016.

Videre står emnet i januar, februar, marts, april, maj, juni, juli og august 2017, i juni, august og november 2018, i april og november 2020 og i april 2021, hvor det beskrives, at teamets faner kan komme fra et gruppeforbundet site, uden at Microsoft har angivet en dato. Omdøbningen til Microsoft 365 Groups står også i maj 2020.

En selvbetjening, der selv opretter sites og grupper, står i Selvbetjening til nye websteder, og grupperne webstedet ikke kendte.