Records management i SharePoint med Microsoft Purview

Information Management Policies, In-Place Records Management og document deletion policies i SharePoint Online er udfaset. Microsoft peger på Microsoft Purview Data Lifecycle Management og Purview Records Management i stedet, og flytter ikke noget automatisk: de gamle indstillinger skal genskabes med de nye funktioner (Microsoft). Tidslinjen står i SharePoint Online i januar 2026.

Hvad de gamle funktioner afløses af#

Tabellen følger Microsofts oversigt (Microsoft), undtagen rækken om site closure, som kommer fra en anden Learn-side.

Microsofts datoer (Microsoft), i Worldwide og de offentlige skyer ens:

• Januar 2025. Record Center-skabelonen, send to og Content Organizer understøttes ikke mere, og konfigurationen er ikke tilgængelig.
• April 2026. Information Management Policies, In-Place Records Management, document deletion policies og policies for site closure and deletion understøttes ikke mere.

Hvad “understøttes ikke mere” betyder, beskriver Microsoft som mulige udfald: funktionen kan være uden support, skjult i brugerfladen, mangle i konfigurationen og til sidst holde op med at virke i baggrunden. Siden siger ikke, at den slås fra på dagen (Microsoft).

Retention policy eller retention label#

En retention policy giver samme indstillinger til alt indhold på et websted eller i en postkasse. En retention label sætter indstillingerne på et enkelt element, en mappe eller et dokument. Skal alt på et websted opbevares i fem år, er en politik lettere end en label på alle dokumenter. Skal nogle dokumenter opbevares fem år og andre ti, kan en politik ikke bruges (Microsoft).

Fremgangsmåde#

1. Gennemgå det eksisterende#

Microsoft anbefaler først at gennemgå de gamle politikker og vælge, hvilke der skal genskabes. Gennemgangen kan også bruges til at finde dubletter, forældede og modstridende politikker, som ikke skal med (Microsoft). Licenserne bør kontrolleres, før noget bygges (se Licenser).

2. Grundniveau med en retention policy#

Til en ensartet opbevaring eller sletning af alt på et websted:

1. Microsoft Purview-portalen → Solutions → Data Lifecycle Management → Policies → Retention policies.
2. New retention policy. Vælg Static eller Adaptive og placeringen SharePoint classic and communication sites, for hele placeringen eller med udvalgte websteder.
3. Vælg, om indholdet skal opbevares, slettes eller begge dele, og efter hvor lang tid.

(Microsoft). Perioden kan starte, når indholdet blev oprettet, eller, for filer, når det sidst blev ændret (Microsoft).

3. Retention labels til det, der skal behandles forskelligt#

Labels oprettes under Records Management (eller Data Lifecycle Management), gerne som en file plan, hvor eksisterende tidsplaner kan importeres (Microsoft). Derefter skal de udgives i en label-politik, før brugere kan se dem, og det kan tage op til syv dage (Microsoft). En label kan bruges på tre måder:

• Manuelt. Brugeren vælger Apply label i detaljeruden (Microsoft).
• Som standardlabel. Under Library settings vælges en standardlabel, som alle nye ikke-mærkede elementer i biblioteket, mappen eller dokumentsættet arver. Den kan også lægges på eksisterende elementer. Den gælder ikke filer, der migreres senere, så den skal lægges på igen med Apply to existing items (Microsoft). Det er Microsofts svar på en tidsplan på et bibliotek eller en mappe i Information Management Policies (Microsoft).
• Automatisk. En auto-apply-politik mærker indhold, der indeholder følsomme oplysninger, nøgleord eller egenskaber, eller som en trainable classifier genkender (Microsoft).

Auto-apply:

• Kan først køre som simulering, hvor resultatet vises, som om labelen var sat. Simuleringen er valgfri og udløber efter syv dage.
• Erstatter aldrig en label, der allerede er sat.
• Understøttes ikke for regulatory records og ikke for standardlabels på et bibliotek eller en mappe.
• Kan tage op til syv dage.
• Er ikke understøttet for SharePoint-elementer, der er kladder eller aldrig udgivet.

(Microsoft).

4. Erklær records#

Et element har kun én retention label ad gangen (Microsoft). Labelen kan markere elementet som en record eller en regulatory record (Microsoft). Forskellen er stor:

(Microsoft).

• En record kan i SharePoint låses og låses op. Oplåses den, kan den redigeres, men ikke slettes, og den seneste version kopieres til Preservation Hold-biblioteket som en recordversion. Låses den igen, kan den ikke redigeres (Microsoft). Egenskaber på en låst record kan som standard ændres. Det kan slås fra i Purview-portalens indstillinger, så en record ikke kan omdøbes (Microsoft).
• En regulatory record er uigenkaldelig: efter at labelen er sat, kan ingen fjerne den, heller ikke en global administrator, og opbevaringsperioden kan kun forlænges. Muligheden er skjult fra start og vises med Set-RegulatoryComplianceUI -Enabled $true i Security & Compliance PowerShell. Kørslen logges (Microsoft). En regulatory label kan ikke bruges i en auto-apply-politik og ikke på et dokument, der er tjekket ud (Microsoft).
• Hvem kan sætte labelen. I SharePoint og OneDrive kan alle i standardgruppen Members (altså Contribute) sætte en label, der markerer en record (Microsoft).

5. Disposition review#

Disposition review betyder, at nogen gennemgår indholdet ved udgangen af opbevaringsperioden, før det slettes for altid. Det findes kun som en indstilling på en label, ikke på en retention policy (Microsoft).

1. Vælg Start a disposition review i labelens indstilling for, hvad der sker efter perioden.
2. Opret op til fem faser, med op til ti anmeldere (brugere eller mail-aktiverede sikkerhedsgrupper) pr. fase. Microsoft 365-grupper kan ikke bruges. En fase kan omdøbes, men ikke fjernes eller flyttes, når labelen er oprettet.
3. Giv anmelderne rollen Disposition Management. Den er med i rollegruppen Records Management, men en global administrator har den ikke som standard.
4. Slå eventuelt auto-godkendelse til, 7 til 365 dage, som standard 14. Når anmelderne ikke handler, går elementet videre til næste fase, og i den sidste bliver det slettet.
5. Auditering skal være slået til mindst en dag før den første sletning.

Anmelderen kan godkende sletningen, mærke elementet med en anden label, forlænge perioden eller føje anmeldere til. Efter den endelige godkendelse slettes elementet inden for 15 dage (Microsoft).

Bevis for sletning af records vises på siden Disposition under Records Management og kan eksporteres til en CSV-fil (Microsoft).

6. Kontrollér#

Der kan gå op til syv dage, før politikker og labels virker, og labels først vises i apps efter lige så lang tid (Microsoft). Derefter kan policy lookup, activity explorer, content explorer og politikkens status bruges til at se, at det virker (Microsoft).

Hvad der sker med de eksisterende politikker#

• De flyttes ikke af sig selv. Microsoft migrerer ikke de gamle funktioner automatisk. Flyttes ikke til de understøttede funktioner, kan de gamle funktioner miste understøttelsen (Microsoft).
• De bliver ignoreret, så længe en ny politik gælder. Politikker på indholdstyper og Information Management Policies ignoreres, mens en retention policy eller label-politik er i kraft (Microsoft). Til opbevaring af indhold i et bibliotek eller en liste gør den gamle altså ikke noget, så længe den nye gælder.
• Opbevaret indhold ligger i Preservation Hold-biblioteket. Redigeres eller slettes et element under en retention policy, kopieres originalen til det skjulte bibliotek. Det tæller med i webstedets lager (Microsoft). Et timerjob rydder op, hvilket kan tage op til 37 dage. Indhold fra et udløbet opbevaringsforløb går via andet trins papirkurv og slettes efter 93 dage (Microsoft).
• Hvad der sker med indhold, der allerede er erklæret som record med den gamle funktion, siger Microsofts sider ikke. Det må undersøges i en tenant, før noget flyttes.

Licenser#

Hvad der er med i hvilken plan, står i Microsofts servicebeskrivelse for Purview (Microsoft). Hovedtrækkene:

• Retention policies på tværs af hele placeringer eller med udvalgte websteder: Microsoft 365 E3 og E5 og Business Premium, Office 365 E3 og E5, Microsoft Purview Suite og tillægget Information Protection and Governance. Til SharePoint-placeringer dækker SharePoint Plan 2 også.
• At oprette og udgive retention labels: de samme, og desuden F1 og F3 og Office 365 E1.
• Kræver E5: at starte perioden ved en hændelse, disposition review, at markere som record eller regulatory record og at skifte label efter perioden. Også auto-apply på følsomme oplysninger, nøgleord eller egenskaber, en standardlabel på et SharePoint-bibliotek, en mappe eller et dokumentsæt og adaptive scopes i en label-politik. Her er det Microsoft 365 E5, Office 365 E5, Microsoft Purview Suite eller tillægget Information Protection and Governance. Auto-apply med trainable classifiers har samme liste, men uden Office 365 E5.
• Hvem skal have en licens: brugerne med rollerne til disposition, records management og retention, og ejere og medlemmer af et SharePoint-websted, når en politik gælder for webstedet. Besøgende behøver ingen (Microsoft).

Det følger af planlisterne, at E3 og Business Premium rækker til politikker på grundniveau og til manuelle labels, men ikke til records, disposition review og standardlabels på biblioteker. Det er netop de funktioner, der afløser In-Place Records Management og bibliotekspolitikkerne.

Faldgruber#

• Op til syv dage. En ny politik eller label virker ikke straks, og en label kan først vælges i apps efter nogle dage (Microsoft).
• Én label ad gangen. En auto-apply-politik erstatter aldrig en label, der er sat. Skal indhold mærkes om, skal den gamle label fjernes først (Microsoft).
• En politik følger ikke indholdet. Flyttes en fil ud af webstedet, mens politikken opbevarer, bliver der gemt en kopi, men indstillingerne følger ikke med. Det gør en label (Microsoft).
• Lister og mapper. Retention policies understøtter ikke listeelementer, kun labels gør. Indstillingerne gælder ikke selve listerne, bibliotekerne og mapperne som strukturer (Microsoft). En almindelig label på et listeelement med en vedhæftning giver ikke vedhæftningen indstillingerne. En record gør (Microsoft).
• Lagerplads. Preservation Hold-biblioteket tæller med i webstedets lager (Microsoft).
• Lås en politik, hvis kravet er, at ingen kan slå den fra. Preservation Lock forhindrer, at en politik slås fra, slettes eller gøres mindre streng (Microsoft).
• Migrerede records. Skal filer, der flyttes ind, bevare deres uændrede tilstand, kan filens egenskab vti_writevalidationtoken sammenlignes med QuickXorHash af originalen, fordi SharePoint ændrer filens metadata ved upload og en almindelig kontrolsum derfor ikke passer (Microsoft).
• Branchekrav. Microsoft har en side med krav for bestemte regler og standarder (Microsoft). Den er ikke gennemgået her.