Erstat SharePoint Alerts med Rules og Power Automate

SharePoint Alerts (Alert me) er udfaset. Ifølge Microsofts tidsplan blev oprettelse af nye alerts slået fra for nye tenants fra juli 2025 og for alle tenants fra januar 2026. Fra oktober 2025 begyndte alerts at udløbe 30 dage efter første kørsel, medmindre brugeren forlængede dem. Fra juli 2026 fjerner Microsoft muligheden, og eksisterende alerts kan ikke forlænges og virker ikke mere (Microsoft). Microsoft peger på SharePoint Rules og Power Automate. Den gamle fremgangsmåde står i Alarmer på et dokumentbibliotek i SharePoint.

Rules eller Power Automate#

En regel er nok til en enkel besked til nævnte personer om ét element eller én fil i én liste eller ét bibliotek. Alt andet skal være et flow.

SharePoint Rules, trin for trin#

For at oprette en regel kræves Contribute på listen eller biblioteket (Microsoft).

1. Åbn listen eller biblioteket og vælg Integrate → Rules. Microsofts andre vejledninger kalder menuen Automate, med Rules → Create a rule og Manage rules under den (Microsoft).
2. Under Take action when vælges betingelsen, fx An item is modified. Et bibliotek har A new file is added (Microsoft), og regler kan også udløses af oprettelse og sletning af et element (Microsoft).
3. Reglen er en sætning med understregede dele. Hver del vælges: kolonnen, værdien og modtageren.
4. Create. Reglen står på Manage rules og er slået til. Mailen kommer fra no-reply@sharepointonline.com.

De almindelige tilfælde:

• Besked til mig, når der kommer en ny fil eller et nyt element. Betingelsen for nyt element eller ny fil, handlingen er en mail, og modtageren er én selv.
• Besked til andre. Modtageren vælges som en eller flere personer, eller som en kolonne, fx Created By. En gruppeadresse kan ikke bruges.
• Betingelse. Vælg en kolonne i betingelsen og en værdi, fx at kolonnen ændres, og den nye værdi er større end et beløb.

Det, en regel ikke kan:

• Multiline-tekstkolonner kan ikke bruges i en regel, og der kan kun være to regler af typen a date approaches pr. liste eller bibliotek (Microsoft).
• Antal. Microsofts side om regler lavet med Copilot nævner højst 15 regler pr. liste eller bibliotek og at e-mailaktiverede sikkerhedsgrupper ikke understøttes (Microsoft). Siden siger ikke, om grænsen gælder alle regler.
• Site Pages. Reglen findes ikke i biblioteket Site Pages (Microsoft Q&A, sekundær kilde).
• Administrerede metadata. Kolonner med administrerede metadata kan sandsynligvis ikke bruges (Microsoft Q&A, sekundær kilde).

Power Automate, trin for trin#

SharePoint-handlingerne og Send an email (V2) i Office 365 Outlook er Standard og kræver ikke Premium (se Power Automate uden Premium).

Microsoft har skabeloner, der svarer til de gamle alerts. De findes i skabelongalleriet på make.powerautomate.com, og navnene er (Microsoft):

Et eget flow, som en skabelon ikke dækker:

1. På make.powerautomate.com: Create → Automated cloud flow. Flowet kan også oprettes fra listens eller bibliotekets menu (Microsoft Q&A).
2. Vælg triggeren:
   • When an item is created eller When a file is created (properties only) for noget nyt.
   • When an item or a file is modified eller When a file is created or modified (properties only) for ændringer. Til et bibliotek angives mappen i Folder, ellers gælder triggeren hele biblioteket (Microsoft).
3. Angiv webstedets adresse og listens eller bibliotekets navn.
4. Føj en Condition til, hvis kun nogle ændringer skal give en besked, fx på en kolonnes værdi (Microsoft Q&A). En trigger condition afgør, om flowet overhovedet starter, og tæller derfor ikke en kørsel med, når den er falsk (se Trigger conditions i Power Automate).
5. Under betingelsen: Office 365 Outlook → Send an email (V2), med dynamiske værdier som navn, ændret af og link (Microsoft Q&A).

Skal det fremgå, hvilke kolonner der er ændret, bruges handlingen Get changes for an item or a file (properties only) sammen med When an item or a file is modified. Den kræver, at listen eller biblioteket har versionering, og den ser kun kolonneændringer, ikke ændringer af filens indhold eller af vedhæftninger (Microsoft).

Et resumé i stedet for én mail pr. ændring bygges som et planlagt flow, der henter de ændrede elementer med Get files (properties only), samler dem i en tabel og sender én mail (Microsoft Q&A).

Grænser og forhold ved et flow:

• Typer af lister. Flows til lister understøttes kun i almindelige lister og biblioteker. Lister med skabelonerne Announcements, Contacts og Tasks er ikke understøttet (Microsoft). Hvad der kan erstatte en alert på sådanne lister, er ikke afklaret her.
• Tid. Power Automate tjekker listen med mellemrum. En ændring giver normalt en kørsel inden for nogle minutter, og flere ændringer kan samles i én kørsel (Microsoft).
• Undermapper. Triggere som When a file is created or modified udløses ikke for filer i en undermappe. Skal undermapper med, laves flere flows (Microsoft).
• Flyt og synk. Flytter nogen en fil til et andet bibliotek eller synkroniserer den, ændres oprettelses- og ændringsdatoen ikke, og flowet udløses ikke (Microsoft).
• Site Pages. Biblioteket findes ikke altid i listen over biblioteker. Så indsættes bibliotekets GUID, som står i adressen under Library settings uden %7B og %7D (Microsoft Q&A, sekundær kilde).

Sådan flyttes eksisterende alerts#

1. Find dem. Den enkelte bruger ser sine egne under Manage my alerts. For en hel tenant anbefaler Microsoft Microsoft 365 Assessment tool, som lister alle alerts, og Power BI-rapporten til det (Microsoft). For ét websted lister Get-PnPAlert -AllUsers dem (PnP PowerShell).
2. Husk udløbet. Siden oktober 2025 udløber en alert efter 30 dage, medmindre den forlænges, og en udløbet alert kan aktiveres igen under Manage my alerts (Microsoft). En alert på listen er derfor ikke nødvendigvis en, der stadig sender.
3. Vælg for hver alert. En enkel besked til nævnte personer bliver til en regel. Ændringer fra andre, resuméer, egen tekst og lister, der ikke understøtter regler eller flows, bliver til et flow, eller må løses på anden måde.
4. Opret og prøv. Ret en testpost og se, at beskeden kommer. Tjek også uønsket post: Microsoft skriver, at alert-mails nogle gange havner dér (Microsoft).
5. Fortæl brugerne. Microsoft anbefaler at opdatere vejledninger og hjælp til brugerne (Microsoft).

Faldgruber#

• Læseadgang. En regel kræver Contribute. Brugere med kun læseadgang kan ikke oprette en regel, selv om de kunne oprette en alert (Microsoft Q&A). Et flow, som en anden opretter, kan i stedet give dem besked.
• Grupper. Alerts kunne ikke sendes til distributionslister eller Microsoft 365-grupper, kun til mail-aktiverede sikkerhedsgrupper (Microsoft). Regler tager ikke en gruppeadresse som modtager.
• OneDrive. Alerts i OneDrive hører til samme tjeneste som SharePoint, og retningen er den samme (Microsoft Q&A, sekundær kilde).
• Ejer af et flow. Et flow, der ejes af en person, hænger på personens konto. Se En service principal som ejer af et flow.