SharePoint Designer 2010-workflow til undermapper i 11 enkle trin

Som opfølgning på mit forrige indlæg har jeg besluttet at lave en kort video, der viser, hvordan man laver en bedre løsning. Jeg bruger stadig den samme metode, men jeg har tilføjet nogle funktioner, der gør den semi-dynamisk. Jeg siger semi-dynamisk, fordi man stadig hardcoder antallet af undermapper. Det er kun navnene på mapperne, der er dynamiske. Mens jeg lavede videoen, tænkte jeg over, hvordan det kunne gøres fuldt dynamisk, med et dynamisk antal mapper og dynamiske mappenavne.

Så vidt jeg ved, ville det kræve, at SharePoint Designer-workflowet kunne løbe alle elementer i en liste igennem og oprette en undermappe for hvert element. Så kloge er SharePoint Designer Workflows bare ikke. Så vi må nøjes med semi-dynamisk. Man kunne gå amok og lave et workflow, der lytter på 30-50 elementer i en liste. Så burde man være på den sikre side af skøre brugere, der prøver at indføre et eller andet ondskabsfuldt mareridt af en mappestruktur.

Se videoen på YouTube

Hvad så nu?#

Det første spørgsmål, jeg stillede mig selv, efter at have lavet screencastet, var: “Hvad nu, hvis jeg vil tilføje endnu et niveau af mapper, så jeg har 3 niveauer, og stadig beholde den semi-dynamiske funktionalitet?”

Svar: Det vender jeg tilbage til … det er lidt sværere, men burde kunne lade sig gøre.

Sådan gør man i 11 enkle trin (eller se videoen)#

1. Opret en custom list
   • Listenavn: Projects
   • Type: Custom list
   • Kolonner: Title (standard), Project documents (Hyperlink)
2. Opret en custom list
   • Listenavn: FolderList
   • Type: Custom List
   • Kolonner: Title (standard)
3. Opret et dokumentbibliotek
   • Listenavn: Shared Documents
   • Type: Document Library
   • Kolonner: De sædvanlige mistænkte (bare opret et standardbibliotek)
4. Åbn SharePoint Designer, og opret et listeworkflow baseret på listen “Projects”.
5. Opret 4 workflowtrin
   • Step 1: Create Variables
   • Step 2: Create Rootfolders
   • Step 3: Create Subfolders
   • Step 4: Create link to documents
6. Opret variabler
   • Command: Set Workflow Variable (VRootFolder to [Current Item: Title]]
   • Command: Set Workflow Variable (VSubfolder1 to [Folderlist:Title, where ID=1])
   • Command: Set Workflow Variable (VSubfolder2 to [Folderlist:Title, where ID=2])
   • Command: Set Workflow Variable (VSubfolder3 to [Folderlist:Title, where ID=3])
   • Command: Set Workflow Variable (VSubfolder4 to [Folderlist:Title, where ID=4])
   • Command: Set Workflow Variable (VSubfolder5 to [Folderlist:Title, where ID=5])
   • Command: Set Workflow Variable (VLinkToDocs to https://domain.sharepoint.com/Shared%20Documents/Forms/AllItems.aspx?RootFolder=%2FShared%20Documents%2F[%Variable:VRootFolder%], Project documents)
7. Opret rodmappen
   • Command: Create ListItem
     • List: Shared Documents
     • Add: Content Type ID (Value: Folder)
     • Modify: Path and Name (Value: [%Variable:VRootFolder%])
8. Opret undermapperne
   • Command: Create ListItem
     • List: Shared Documents
     • Add: Content Type ID (Value: Folder)
     • Modify: Path and Name (Value: [%Variable:VRootFolder%]/[%Variable:VSubFolder1%])
   • Command: Create ListItem
     • List: Shared Documents
     • Add: Content Type ID (Value: Folder)
     • Modify: Path and Name (Value: [%Variable:VRootFolder%]/[%Variable:VSubFolder2%])
   • Command: Create ListItem
     • List: Shared Documents
     • Add: Content Type ID (Value: Folder)
     • Modify: Path and Name (Value: [%Variable:VRootFolder%]/[%Variable:VSubFolder2%])
   • Command: Create ListItem
     • List: Shared Documents
     • Add: Content Type ID (Value: Folder)
     • Modify: Path and Name (Value: [%Variable:VRootFolder%]/[%Variable:VSubFolder2%])
   • Command: Create ListItem
     • List: Shared Documents
     • Add: Content Type ID (Value: Folder)
     • Modify: Path and Name (Value: [%Variable:VRootFolder%]/[%Variable:VSubFolder2%])
9. Opret et link til projektmappen
   • Update ListItem
     • List: Current
     • Item: Current
     • Add: Project documents (Value: [%Variable: VLinkToDocs%])
10. Sæt workflowet til at køre, når et nyt element oprettes, i indstillingerne for workflowet
11. Publicer workflowet, og test det.